Защо IT отделите не искат да се занимават с принтери

В повечето компании има един тип проблеми, които рядко попадат в стратегическите планове, но редовно отнемат време, ресурс и внимание. Не става дума за кибератаки, миграция към облака или внедряване на нови системи. По-често започват с кратко съобщение в чата: „Не мога да принтирам“.

Въпреки дигитализацията печатът продължава да бъде част от ежедневието на много организации. Договори, фактури, транспортни документи, вътрешни справки, документация за клиенти – независимо колко процеси са преминали онлайн, моментите, в които някой трябва да отпечата нещо, не са изчезнали.

Проблемът е, че печатната инфраструктура рядко получава същото внимание като останалите технологични системи. Докато бизнесът инвестира в модернизация на приложения, мрежи и сигурност, принтерите често остават на автопилот. Натрупват се различни модели, различни доставчици, различни договори за поддръжка и различни начини на работа. С времето това създава среда, която генерира постоянен поток от дребни, но повтарящи се проблеми.

Когато дребните задачи започнат да струват скъпо

От гледна точка на IT отдела повечето проблеми с печата не са особено сложни. Именно това ги прави толкова неудобни.

Принтерът не се „вижда“ в мрежата. Документите остават в опашката. Сканирането към папка спира да работи. След актуализация даден драйвър създава проблем. Тонерът свършва в неподходящ момент. Устройство изисква ремонт в сервиз.

Поотделно всяка от тези ситуации изглежда незначителна. Натрупани в организация с десетки или стотици служители обаче, те започват да отнемат сериозен ресурс. Време, което иначе би могло да бъде насочено към проекти с реална бизнес стойност – автоматизация, сигурност, развитие на инфраструктурата или внедряване на нови решения.

Точно затова много IT ръководители разглеждат печатната среда като типична оперативна дейност – необходима за бизнеса, но с ниска стратегическа стойност и непропорционално високо изискване за поддръжка.

Защо проблемът става по-голям с растежа на компанията

Колкото повече расте една организация, толкова по-трудно става управлението на печатната среда.

Нови офиси, нови екипи и нови устройства често се добавят постепенно, без цялостен план. В един момент компанията разполага с десетки принтери от различни поколения и производители, всеки със собствени консумативи, гаранционни условия и изисквания за поддръжка.

Това увеличава не само административната тежест, но и разходите. Често организациите трудно могат да отговорят на въпроса колко реално харчат за печат и каква част от бюджета им отива за консумативи, сервиз, подмяна на устройства и вътрешен ресурс за управление.

Липсата на видимост е един от най-често подценяваните проблеми. Когато няма централизирана информация, компаниите трудно могат да оптимизират разходите си или да планират развитието на инфраструктурата.

Печатът вече е и въпрос на сигурност

Днес принтерите са много повече от периферни устройства.

Те са част от корпоративната мрежа, обработват информация, съхраняват данни и често са свързани с други бизнес системи. Това означава, че печатната инфраструктура има отношение не само към удобството и ефективността, но и към сигурността.

Неполучен документ, оставен върху изходната „тава“, може да бъде организационен проблем. Неправилно конфигурирано устройство или липса на контрол върху достъпа могат да създадат и реален риск за информацията.

Затова все повече организации започват да разглеждат печатната среда като част от цялостната IT стратегия, а не като отделна административна функция.

Когато печатът стане управлявана услуга

Един от подходите, които компаниите все по-често използват, е прехвърлянето на управлението към специализиран доставчик чрез Managed Print Services (MPS), каквито А1 предлага на бизнес организациите. Решението обхваща оборудването, консумативите, наблюдението и поддръжката на печатната среда. Така фирмите могат да намалят оперативната тежест върху вътрешните си екипи и да концентрират ресурса си върху дейности с по-висока стойност за бизнеса.

Вместо служителите да се занимават с устройства, консумативи, поддръжка и мониторинг, тези дейности се управляват централизирано „като услуга“ от специализиран екип. Това дава по-добра видимост върху разходите, по-ясни процеси и възможност проблемите да бъдат решавани проактивно, преди да се отразят на работата на бизнеса.

В крайна сметка въпросът не е дали компаниите ще продължат да печатат. За много от тях това ще остане част от ежедневната работа още дълго време. Въпросът е дали печатът ще продължи да генерира скрити разходи и постоянни оперативни проблеми, или ще се превърне в предвидим и управляван процес, който не отнема вниманието на хората, от които бизнесът очаква да движат технологиите напред.